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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à prendre soin et à retenir. Comment les stocker et traiter de façon rapide et efficace ? Comment les préserver pour les besoins ? Comment être sûr que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 guidelines à prendre pour ne plus perdre de temps mais les gérer efficacement ! Vous avez décidé d’ajouter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour bien entamer, prenez le temps de vous y préparer.
C’est un document public qui est délivré par un docteur lorsqu’il constate la mort. Il est utile pour aussi à démontrer que la mort ne va pas entraîner de problèmes médico-légaux et que le défunt n’est pas décédé à cause d’une maladie contagieuse. Ainsi, dans le cadre de l’organisation des obsèques, les pompes funèbres sont en mesure de réaliser de la dépouille de manière sécurisée. Le constat de décès est portionné en deux catégories : La première est publique et comprend des infos administratives telles que : Nom et prénoms du défuntDate de naissance et sexeDomicile et de décès…
Un service gratuit des plus intelligents et indispensables qui permet à l’évidence de aider vos démarches à l’étranger mais également en France ! Excepté si le pays dans lequel vous vivez ne permet que rarement une connexion à Internet, par exemple en Birmanie. Les copies restent donc d’actualité. l’ensemble de ceux qui ont l’habitude de partir en voyage fréquemment ou de temps en temps savent que l’un des pires mauvais rêves envisagés est de dépenser ses papiers d’identité, ultimes sésames dans les destinations du monde entier. Pour se prémunir contre cela, les plus prévoyants ont la coutume de faire chauffer la photocopieuse avant le départ en voyage. Des copies glissées dans chacune des valises, dans le manteau, le porte-feuille, etc. On est jamais trop prudent ! Les craintes conservent néanmoins présentes, et l’ingénieux système, faillible.
À l’heure courante, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus envoyer de relevés mensuels — sachant qu’il est possible de lire son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour preférer le numérique. Il en va de même pour les différentes documents de facturation qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas toujours utile de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de multiples solutions différentes pour retenir vos pièces administratives de manière sécurisée, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas ranger directement. L’action de sortir la pochette, dénicher la bonne place pour le document, le mettre de coté et ensuite aménager la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre et à la longue assommant. Non, la façon de procédé, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à proximité. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( dans l’idéal à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les papiers Administratifs dans Administratif, etc…Une fois par mois, videz la bannette en rangeant les papiers papiers là où ils doivent aller.
Au minimum, chaque jour, quand vous rentrez chez vous, avec votre courrier dans les mains, vous faites déjà un 1er tri : vous ouvrez votre courrier et placez ce dernier soit dans la bannette « à parler », soit dans la bannette « à classer ». Rien de plus déprimant que de passer chaque jour à côté d’une qu’une pile de courriers non ouverts ! Lors de votre session hebdomadaire, il ne reste plus qu’à parler la première ( pile ) et à ranger la deuxième. Et hop ! Facilitez-vous la vie aussi en attribuant un code couleur par grand domaine : pour la santé, gris pour la banque, rose pour les petits, à votre convenance… Vous gagnerez du temps.
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